Datenschutzhinweis

Inhaltsübersicht

1. Einführung

2. Über Ardo

3. Besucher der Website

3.1 Welche persönlichen Daten erfassen wir?

3.2 Wozu brauchen wir Ihre personenbezogenen Daten

3.3 Unsere Cookies

4. Geschäftsbeziehungen (Kunden, Zulieferer, Veranstaltungsteilnehmer)

4.1 Welche persönlichen Daten erfassen wir?

4.2 Wozu wir Ihre personenbezogenen Daten brauchen

4.3 Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

5. Bewerber

5.1  Welche persönlichen Daten erfassen wir?

5.2 Wozu wir Ihre personenbezogenen Daten brauchen

5.3 Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

6. Weitergabe von personenbezogenen Daten

7. Sicherheitsmaßnahmen

8. Ihre Rechte als betroffene Person

9. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

10. Kontaktieren Sie uns

1. Einführung

Dieser Datenschutzhinweis gilt für (i) die Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir erheben, wenn Sie unsere Website besuchen, (ii) die Erbringung unserer Dienstleistungen und (iii) die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die für Unternehmen arbeiten, mit denen wir Geschäfte tätigen (oder zu tätigen beabsichtigen – Zulieferer oder Kunden) oder die unsere Veranstaltungen besuchen.

Ihre Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten sind Ardo wichtig. Wir sind dafür verantwortlich, dass alle uns anvertrauten, personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden.

In diesen Hinweisen erfahren Sie, wer wir sind, für welche Zwecke wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, wie wir mit ihnen umgehen, an wen wir sie weitergeben können, wohin sieübertragen werden oder von wo aus sie zugänglich sind und welche Rechte Sie haben.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, speichern und verwenden, oder wenn Sie andere Fragen zum Datenschutz haben, senden Sie uns bitte eine E-Mail an dpo@ardo.com.

2. Über Ardo

Ardo Foods NV, ein Unternehmen mit Hauptsitz in Belgien, mit eingetragenem Sitz in der Wezestraat 61, B-8850 Ardooie, Belgien, VAT BE 0416.330. 136 RPR/RPM Gent (Abteilung Brugge) (im Folgenden „Ardo“, „wir“, „uns“, „unser“) verpflichtet sich zum Schutz und zur Wahrung Ihrer Privatsphäre (im Folgenden „Sie“, „Ihr“).  Wir verpflichten uns dazu, Ihre personenbezogenen Daten gemäß diesem Datenschutzhinweis zu verarbeiten (diese personenbezogenen Daten werden manchmal auch als „Informationen“ bezeichnet).

Ardo ist der für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten Verantwortliche („Datenverantwortlicher“ im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze).

3. Besucher der Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, sammeln wir einige Informationen über Ihr Gerät, Ihren Browser und die Art und Weise, wie Sie durch unsere Inhalte navigieren. Wir können Cookies verwenden, um diese personenbezogenen Daten zu sammeln.

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Website besuchen. Cookies ermöglichen es der Website, sich an Ihre Aktionen und Präferenzen (z. B. Ihre Sprachwahl) zu erinnern und Sie zu erkennen, wenn Sie wiederkommen, damit wir Trends analysieren, Ihre Interessengebiete ermitteln und unsere Website verwalten können, um den Navigationsprozess zu beschleunigen und Ihr Website-Erlebnis effizienter zu gestalten.

3.1 Welche persönlichen Daten erfassen wir?

Wenn Sie unsere Website besuchen, sammeln wir Informationen, die sich auf Ihr Gerät, Ihren Browser und die Art und Weise beziehen, wie Sie auf unserer Website navigieren, wie z. B.:

  • die Internetprotokoll-Adresse (IP-Adresse) Ihres Geräts
  • die IP-Adresse Ihres Internet-Service-Anbieters
  • die Bildschirmauflösung Ihres Geräts
  • Gerätetyp (eindeutige Gerätekennungen)
  • Browser- und Betriebssystemversionen
  • Geografischer Standort (nur Land)
  • bevorzugte Sprache für die Darstellung
  • das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs auf die Website
  • die Internetadresse, von der aus Sie direkt auf unsere Website weitergeleitet wurden
  • das von Ihnen verwendete Steuerungssystem
  • die Bereiche der Website, die Sie besuchen
  • die Seiten der Website, die Sie besucht haben, und die Informationen, die Sie angesehen haben
  • die Hyperlinks, die Sie angeklickt haben
  • das Material, das Sie an unsere Website senden oder von unserer Website herunterladen

Wenn Sie sich entscheiden, unseren Newsletter mit Neuigkeiten, Veranstaltungen und Hinweisen zu abonnieren oder eine Anfrage zu senden, bitten wir Sie möglicherweise, ein Formular mit Informationen wie Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Berufsbezeichnung und Ihrem Unternehmen auszufüllen. Von dem Moment an, in dem Sie eine der oben genannten Aktionen durchführen, können wir die oben aufgeführten Informationen über Ihr Gerät, Ihren Browser und die Art und Weise, wie Sie auf unserer Website navigieren, direkt mit Ihnen in Verbindung bringen.

3.2 Wozu brauchen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ardo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur zu den unten angegebenen Zwecken:

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Zur Verwaltung der Website und zu Zwecken der Systemadministration (z. B. auch zur Diagnose technischer Probleme und zur Analyse des Verkehrs auf unserer Website)

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • (a) Berechtigtes Interesse an der Verwaltung unserer Website, Marketing- und Kommunikationsstrategie; und
  • (b) Wenn (a) durch örtliche Rechtsvorschriften zwingend ausgeschlossen ist, kann dies nur in diesen begrenzten Fällen der Grundlage einer Einwilligung erfolgen

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Für die Webanalyse, um die Benutzererfahrung zu optimieren (Analyse der Art und Weise, wie unsere Seiten besucht werden, Analyse von Trends, Beobachtung und Messung der Art und Weise, wie unsere Besucher mit unserer Website umgehen) und zur Verbesserung der Qualität der Ihnen zur Verfügung gestellten Inhalte (z. B. Stellenausschreibungen)

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • (a) Legitimes Interesse an der Verbesserung unserer Website, Marketing- und Kommunikationsstrategie; und
  • (b) Wenn (a) durch örtliche Rechtsvorschriften zwingend ausgeschlossen ist, kann dies nur in diesen begrenzten Fällen der Grundlage einer Einwilligung erfolgen

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Wenn Sie sich dafür entscheiden, unsere Berichte oder White Papers herunterzuladen oder Nachrichten, Veranstaltungen und Hinweise zu abonnieren oder Webformulare auszufüllen, werden wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen verwenden, um Ihnen die angeforderten Inhalte zuzusenden, um mit Ihnen zu kommunizieren (einschließlich, sofern Sie zustimmen, um Ihnen verwandte Informationen zuzusenden, die für Sie von Interesse sein könnten) und um unsere Marketing- und Kommunikationsstrategie zu verbessern.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Ardo kann Newsletter, Veranstaltungen und Hinweise versenden, wenn Sie dem zugestimmt haben. Wenn Sie an diesen Ardo-Nachrichten nicht mehr interessiert sind, können Sie sich jederzeit vom Erhalt solcher Mitteilungen abmelden.

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Für die Bearbeitung spezifischer Anfragen

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • (a) Legitimes Interesse an der Verbesserung unserer Website, Marketing- und Kommunikationsstrategie;
  • (b) Wenn (a) durch örtliche Rechtsvorschriften zwingend ausgeschlossen ist, kann dies nur in diesen begrenzten Fällen der Grundlage einer Einwilligung erfolgen

Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden/Gerichten, Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten/Ansprüchen

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist für die von Ardo verfolgten, legitimen Interessen erforderlich, zu denen der Schutz des Unternehmensvermögens, die Wahrung der rechtlichen Interessen des Unternehmens und die Verwaltung von Rechtsansprüchen/Streitigkeiten gehören. 

3.3 Unsere Cookies

Weitere Informationen darüber, welche Cookies wir zu welchen Zwecken verwenden, und weitere Einstellungen zum Konfigurieren oder Löschen von Cookies finden Sie in unserem Cookie-Hinweis.

4. Geschäftsbeziehungen (Kunden, Zulieferer, Veranstaltungsteilnehmer)

Im Rahmen unserer Leistungen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie für Unternehmen tätig sind, mit denen wir Geschäfte machen (oder machen wollen) (z. B. um Angebote für unsere Leistungen zu unterbreiten und um eine Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen zu unterhalten, für das Sie tätig sind, sei es als Kunde oder Zulieferer) oder sonstige Beziehungen unterhalten (etwa Veranstaltungsteilnehmer, Firmenbesuche usw.).

4.1 Welche persönlichen Daten erfassen wir?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten über Sie:

  • Informationen zur Identifizierung – Wir können Ihren Namen und andere Kontaktinformationen (einschließlich E-Mail-Adresse, Festnetz- und Mobiltelefonnummer), Ihr Geschlecht, Ihre digitale Unterschrift und Ihre gesprochenen Sprachen verarbeiten.
  • Berufliche Informationen – Wir können Informationen im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit verarbeiten, einschließlich etwa Ihrer Berufsbezeichnung, Ihres Standorts und Ihrer Abteilung.
  • Fotografien und Videoaufnahmen – Wenn Sie an unseren Veranstaltungen, Treffen, Konferenzen usw. teilnehmen, können wir Fotos oder Videos von Ihnen verarbeiten.
  • Umfrage-Ergebnisse – Wir können Ihre Antworten auf Befragungen verarbeiten.
  • Informationen für Besucher – Wenn Sie unsere Gebäude betreten, können wir aus Sicherheitsgründen Ihren Namen, Ihre Kontaktangaben, Ihr Autokennzeichen, Ihren Ausweis usw. erfassen. Wenn wir gesetzlich dazu befugt sind, können wir Sie auch bitten, aus Gründen des Gesundheitsschutzes und der Arbeitssicherheit Angaben zu Ihrem Befinden (einschließlich Informationen über Virusinfektionen, Grippe usw.) zu machen.
  • Informationen, die Sie mit uns teilen möchten – Wir können zusätzliche Informationen verarbeiten, wenn Sie diese mit uns teilen möchten.
  • Informationen über Handelssanktionen in Bezug auf Sie - Wir können überprüfen, ob Sie eine politisch exponierte Person oder ein Staatsbürger spezifisch eingestufter Länder sind oder anderweitig von Sanktionen gemäß geltenden Gesetzen oder Vorschriften betroffen sind.
4.2 Wozu wir Ihre personenbezogenen Daten brauchen

Ardo verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur zu den unten angegebenen Zwecken:

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Um das Vertragsverhältnis zwischen Ardo und unseren Kunden und Zulieferern zu verwalten und zu handhaben

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Notwendig für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ardo und dem Kunden oder Zulieferer

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Geschäftsentwicklung (einschließlich Versand von Direktmarketing und Angeboten) 

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Je nach den Umständen kann dies entweder auf Ihrer Zustimmung oder auf unserem berechtigten Interesse beruhen, gute Beziehungen zu unseren aktuellen oder potenziellen Kunden und Zulieferern zu pflegen. Sie können sich jederzeit entscheiden, kein Direktmarketing und keine Angebote von uns zu erhalten; siehe dazu weiter unten den Abschnitt „Ihre Datenschutzrechte“

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Zwecke im Zusammenhang mit den Einrichtungen, der Sicherheit und unserer Notfallplanung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Für die Zwecke der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen, zu denen der Schutz und die Sicherung unserer Vermögenswerte, unserer Einrichtungen, unserer Informationssysteme und unserer Mitarbeiter gehören

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Gesundheits- und Sicherheitsmanagement

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist zum Zweck der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen erforderlich, zu denen der Schutz der Mitarbeiter, des Unternehmensvermögens, die Wahrnehmung unserer rechtlichen Interessen und die Verwaltung von Rechtsansprüchen/-streitigkeiten und der Schutz der lebenswichtigen Interessen der betroffenen Personen gehören.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Zur Durchführung von Unternehmenstransaktionen (einschließlich Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen)

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist zum Zweck der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen des Unternehmens erforderlich, zu denen das Interesse von Ardo an der Entwicklung seines Geschäfts durch Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen gehört.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Veranstaltungen

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, Veranstaltungen zu organisieren, um eine gute Beziehung zu unseren Kunden und Zulieferern aufzubauen und zu pflegen.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Vorbeugung gegen, Aufdeckung und Untersuchung von Betrug

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, wenn befugte Behörden oder Verwaltungen Informationen über unseren Kontakt zu Ihnen als unserem Kunden anfordern (einschließlich personenbezogener Daten); oder
  • Die Verarbeitung ist zum Zweck der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen des Unternehmens erforderlich, zu denen der Schutz des Unternehmensvermögens, der Schutz unserer rechtlichen Interessen und die Verwaltung von Rechtsansprüchen/Streitigkeiten gehören.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • IT-Support

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist zur Wahrung der legitimen Interessen von Ardo erforderlich, zu denen der Schutz unserer Vermögenswerte und die Sicherheit unserer Informationssysteme gehören.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Umfragen (einschließlich Zufriedenheitsumfragen)

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Auf der Grundlage unseres legitimen Interesses unsere Kunden zu befragen, um ihre Bedürfnisse besser zu verstehen, unsere Leistungen zu verbessern und eine gute Beziehung zu unseren Kunden aufzubauen und zu pflegen

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Verwaltung von Streitigkeiten, Rechtsstreitigkeiten und Bearbeitung von Berichten im Rahmen des Ardo-Meldeverfahrens für Fehlverhalten.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist zur Wahrung der legitimen Interessen von Ardo erforderlich, zu denen der Schutz des Unternehmensvermögens, die Wahrung der rechtlichen Interessen, die Durchsetzung von Rechtsansprüchen und der Umgang mit Streitigkeiten mit unseren Kunden und Zulieferern und die Bearbeitung von Berichten über potenzielles Fehlverhalten innerhalb von oder in Bezug auf Ardo gehören.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Anforderungen 

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Die Verarbeitung ist erforderlich, um unseren gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. steuerrechtliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung bestimmter Informationen einschließlich personenbezogener Daten)

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Vorbeugung gegen, Aufdeckung und Untersuchung von Betrug

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, wenn Behörden oder Verwaltungen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten, anfordern;
  • Die Verarbeitung ist zum Zweck der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen des Unternehmens erforderlich, zu denen der Schutz des Unternehmensvermögens, der Schutz unserer rechtlichen Interessen und die Verwaltung von Rechtsansprüchen/Streitigkeiten gehören.

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Und zur Überwachung und Durchsetzung der Einhaltung der Richtlinien und Verfahren von Ardo

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Zum Zwecke der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen, zu denen der Schutz unserer Vermögenswerte und die Gewährleistung der Sicherheit unserer Informationssysteme gehören

Wofür wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten:

  • Zur Durchführung von internen und externen Audits

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Zum Zwecke der von Ardo verfolgten, legitimen Interessen, zu denen die ordnungsgemäße Führung der Geschäfte und die Richtigkeit der Finanzberichterstattung gehören
4.3 Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Ihre personenbezogenen Daten werden für die unten angegebenen Zeiträume aufbewahrt (in Übereinstimmung mit dem Datenspeicherungs-Standard von Ardo).

Verträge
  • Verträge/Angebote mit Kunden, Zulieferern und Beratern, einschließlich NDAs und Verarbeitungsverträge. Immobilienverträge werden ebenfalls verarbeitet.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung des Vertrags
Post
  • Sowohl eingehende als auch ausgehende physische Post wird von der Rezeption bearbeitet (einschließlich Pakete).
  • Wird durch den Inhalt bestimmt;
  • Einschreiben werden mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt – maximal 35 Jahre für alle Sendungen
Rechnungen
  • Eingehende und ausgehende Rechnungen, einschließlich Gutschriften
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10 Jahre ab dem 1. Januar, der auf das laufende Geschäftsjahr folgt
Kundendaten
  • Daten von Kunden einschließlich der Kontaktpersonen werden sowohl in Sharepoint als auch in Teamleader aufbewahrt. Es handelt sich um Kundenakten, Visitenkarten usw. In einigen Fällen werden zusätzlich zur digitalen Akte auch Kundenakten in Papierform aufbewahrt.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Daten von Zulieferern
  • Daten von Zulieferern einschließlich der Kontaktpersonen werden in Sharepoint aufbewahrt. Es handelt sich dabei um Zuliefererakten, Visitenkarten usw.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Container-Dokumente
  • Container-Dokumente, die ein Spediteur benötigt, um den Container entgegenzunehmen.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung des Vertrags
Sonstiges
  • Supply Chain erhält personenbezogene Daten zu Kontaktpersonen von Zulieferern, wobei die bekannten Informationen für den Versand von Grußkarten verwendet werden.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Qualitätssicherung
  • Verarbeitung von Daten im Rahmen der Qualitätssicherung, die durch Audits, Kontrollen usw. aufrechterhalten wird.
  • Mindestens 3 Jahre für Auditzwecke, maximal 5 Jahre
Kostenvoranschläge
  • Angebote gehen per E-Mail zur Verarbeitung ein.
  • Werden in Übersichten verarbeitet; danach werden sie entfernt

Informationen zur Sicherheit

  • Informationen über Sicherheitsvorfälle werden gemeinsam genutzt, um ein Bewusstsein für Sicherheitsfragen zu schaffen.
  • Mindestens 35 Jahre, maximal 50 Jahre
Lieferkette
  • Während der Erfüllung von Verträgen und im Prozess der Lieferkette (einschließlich kommerzieller Transaktionen) werden Daten gemeinsam genutzt und verarbeitet.
  • Mindestens 7 Jahre, maximal 10–12 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Identifizierung in der Lieferkette
  • Mehrere Kunden fordern Informationen über die Lieferkette an, wobei Informationen über Landwirte weitergegeben werden können.
  • Mindestens 3 Jahre, maximal 5 Jahre

Wir können Ihre personenbezogenen Daten länger aufbewahren, wenn dies im Zusammenhang mit einem tatsächlichen oder potenziellen Rechtsstreit erforderlich ist (z. B. wenn wir diese personenbezogenen Daten benötigen, um Rechtsansprüche zu begründen oder zu verteidigen). In diesem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten bis zum Ende eines solchen Rechtsstreits oder lange genug auf um gegebenenfalls einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachkommen zu können ( z. B. zu Steuer- oder Rentenzwecken). In diesem Fall bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es die jeweilige Auflage erfordert.

5. Bewerber

Dieser Abschnitt der Ardo-Datenschutzhinweise soll Bewerber über die Verarbeitung personenbezogener Daten während des Bewerbungsverfahrens bei Ardo informieren.

5.1 Welche persönlichen Daten erfassen wir?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten über Sie:

  • Informationen zur Identifizierung – Wir können Ihren Namen und andere Kontaktinformationen (einschließlich E-Mail-Adresse, Festnetz- und Mobiltelefonnummer), Ihr Geschlecht, Ihre digitale Unterschrift und Ihre gesprochenen Sprachen verarbeiten.
  • Berufliche Informationen – Wir können Informationen zu Ihrer Arbeit verarbeiten, einschließlich etwa Ihrer früheren/aktuellen Berufsbezeichnung, Ihres Aufenthaltsorts und Ihrer Abteilung.
  • Informationen zum Lebenslauf – Informationen über Ihre Ausbildung, ein Foto, andere Informationen über Ihren Werdegang/Beruf, Interessen, Mitgliedschaften und Erfahrungen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen.
  • Referenzen - Die Angabe von Referenzen auf freiwilliger Basis wird von Ardo als Zustimmung betrachtet, diese Referenzen zu kontaktieren.

Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen, ist in der Regel die betreffende Person selbst (z. B. der Bewerber). Dazu kommen personenbezogene Daten, die Ardo in zulässiger Weise aus öffentlich zugänglichen Quellen oder von Dritten wie etwa Personalagenturen erhält. In solchen Fällen informiert Ardo den Bewerber über die Informationsquelle, es sei denn, es ist klar, dass dem Bewerber die Informationsquelle bekannt ist.

5.2 Wozu wir Ihre personenbezogenen Daten brauchen

Ardo verarbeitet personenbezogene Daten von Bewerbern im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mit der Absicht, einen potenziellen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dabei können je nach Art der Bewerbung die folgenden Verarbeitungszwecke zum Tragen kommen:

  1. Identifizierung und Bewertung der Bewerbung;
  2. Beurteilung Ihrer Kompetenzen, Qualifikationen und Ihres Interesses an einer Stelle bei Ardo;
  3. Kontaktaufnahme mit Ihnen per Telefon, SMS oder E-Mail;
  4. Organisieren von Vorstellungsgesprächen und Beurteilungen;
  5. Beurteilung, Auswahl und Einstellung von Bewerbern;
  6. Durchführung von Hintergrundermittlungen und Bewertungen;
  7. Kontaktaufnahme mit Referenzen (unter den oben genannten Bedingungen);
  8. Aktualisieren der mit dem Bewerbungsverfahren zusammenhängenden Verwaltung;
  9. Informieren der Personen, die der Bewerber als Referenz nennt;
  10. Informieren des Bewerbers über freie Stellen;
  11. Informationen über die Bewerbung und Erfüllung der Wünsche des Bewerbers.

Ihre personenbezogenen Daten werden während des Bewerbungsverfahrens und in den darauffolgenden zwei Jahren in einer Datenbank für Personalbeschaffung gespeichert, sofern Sie dazu während des Bewerbungsverfahrens Ihre Zustimmung gegeben haben.

Ardo erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den oben genannten Zwecken. Diese Zwecke beruhen auf einem der folgenden, rechtmäßigen Verarbeitungsgründe:

  1. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Arbeitsvertrags erforderlich, an dem die betroffene Person beteiligt ist, oder um auf Antrag der betroffenen Person vor dem Abschluss eines Vertrags erforderliche Schritte zu tun (Artikel 6.1 (b) DSGVO);
  2. Die Verarbeitung beruht in den folgenden Fällen auf einer Einwilligung (1) Im Fall der Aufbewahrung der Daten für einen längeren als den Zeitraum, der für die betreffende Bewerbung erforderlich wäre, und zwar für künftige Gelegenheiten; (2) In dem Fall, dass die Referenzen freiwillig zur Verfügung gestellt wurden (Artikel 6,1 (a) DSGVO);
  3. Die Verarbeitung beruht auf einem berechtigten Interesse von Ardo oder eines Dritten, wobei diese Interessen schwerer wiegen müssen, als die Grund- und Freiheitsrechte der betroffenen Person (Artikel 6.1 (f) DSGVO). Dies ist z. B. dann der Fall, wenn eine begrenzte Anzahl von Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess gespeichert wird, um die Effizienz eben solcher Prozesse zu steigern.
5.3 Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Personenbezogene Daten von Bewerbern werden nur so lange verarbeitet, wie es zur Erreichung der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke oder wie es zur Erfüllung der Verpflichtungen von Ardo nach geltendem Recht erforderlich ist. In jedem Fall werden die personenbezogenen Daten von Bewerbern für einen Zeitraum von maximal sechs Monaten nach Ihrer Bewerbung aufbewahrt (sofern sie nicht auf Wunsch des Bewerbers früher gelöscht werden). Dieser Zeitraum kann um sechs Monate verlängert werden, wenn Sie sich ausdrücklich damit einverstanden erklären, dass Ardo Ihre personenbezogenen Daten für zukünftige Stellenangebote aufbewahrt.

Wenn Sie ein Stellenangebot annehmen, werden alle relevanten, personenbezogenen Daten, die während der Zeit vor der Einstellung erhoben wurden, Teil Ihrer Personalunterlagen und werden gemäß den länderspezifischen Anforderungen aufbewahrt.

6. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten weitergeben.

  • Die Weitergabe kann erfolgen an: andere Organisationen der Ardo-Unternehmensgruppe. Wir sind Teil einer multinationalen Unternehmensgruppe und können gegebenenfalls personenbezogene Daten an andere Ardo-Unternehmen weitergeben, um eine effiziente Geschäftsabwicklung zu gewährleisten, gesetzliche und behördliche Anforderungen zu erfüllen und unsere Leistungen für Sie und unsere Kunden zu erbringen.
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Ardo-Kunden. Im Rahmen der Erbringung unserer Dienstleistungen.
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Drittparteien Anbieter von IT-bezogenen Leistungen (z.B. nutzen wir einen externen Anbieter für den Support unserer IT-Infrastruktur. So speichern wir einen wichtigen Teil unserer Software und Datenbanken in einer Cloud-Umgebung, die von einem Drittanbieter betrieben wird).
  • mit Drittanbietern von marketingbezogenen Dienstleistungen (z.B. können wir Ihre personenbezogenen Daten in einer cloudbasierten CRM-Anwendung speichern, die von einem Drittanbieter gehostet und bereitgestellt wird; wenn wir z.B. einen Drittanbieter mit der Organisation einer Veranstaltung beauftragen, können wir Ihre personenbezogenen Daten mit diesem Drittanbieter teilen, um Sie zu dieser Veranstaltung einzuladen).
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Anbieter von Fachdienstleistungen (z. B. an unsere Wirtschaftsprüfer, Steuer- oder Rechtsberater).
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Banken und Versicherer (um z.B. die Gehälter unserer Zeitarbeiter zu zahlen, geben wir einige ihrer personenbezogenen Daten an unsere Bank weiter).
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Rentenversicherungen.
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Behörden (z.B. muss Ardo nach geltendem Recht personenbezogene Daten an die Sozialversicherungsbehörden und an die Steuerbehörden weitergeben).
  • Die Weitergabe kann erfolgen an: Strafverfolgungsbehörden, Gerichte und Aufsichtsbehörden (z. B. kann die Polizei im Rahmen einer strafrechtlichen Untersuchung von uns verlangen, personenbezogene Daten an sie weiterzugeben).

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an Dritte weitergeben:

  • Wenn wir ein Unternehmen oder Vermögenswerte verkaufen oder kaufen. In diesem Fall können wir Ihre personenbezogenen Daten an den potenziellen Verkäufer oder Käufer eines solchen Unternehmens oder Vermögenswerts weitergeben.
  • Oder wenn unser gesamtes Vermögen oder ein wesentlicher Teil davon von einem Dritten erworben wird. In diesem Fall können die personenbezogenen Daten, die wir über Sie besitzen, zu den übertragenen Vermögenswerten gehören.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten wie oben beschrieben weitergeben, werden diese personenbezogenen Daten nur in Ausnahmefällen in Gebiete außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt.
 
Falls wir Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland außerhalb des EWR übermitteln, das nicht über einen vergleichbaren und angemessenen Datenschutz verfügt, werden wir dies nur im Einklang mit dem geltenden Recht tun und verlangen, dass ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten besteht, sowie dass geeignete Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. 
 
Ihre personenbezogenen Daten können von Ländern innerhalb des EWR in Länder außerhalb des EWR (z. B. die Vereinigten Staaten) übermittelt werden. In solchen Fällen verlangen wir, dass die folgenden Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden:

  • Die Gesetze des Landes, in das Ihre personenbezogenen Daten übertragen werden, gewährleisten ein angemessenes Datenschutzniveau. Klicken Sie hier für die Liste der Nicht-EWR-Länder, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bieten; oder
  • Die Übermittlung unterliegt den von der Europäischen Kommission genehmigten Standard-Datenschutzklauseln. Weitere Informationen über diese Datenschutzklauseln finden Sie hier; oder
  • Alle sonstigen anwendbaren und angemessenen Garantien gemäß Artikel 46 der EU-Datenschutzgrundverordnung (2016/679).

Für weitere Informationen über die Schutzmaßnahmen, die wir zum internationalen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten implementiert haben, kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@ardo.com.

7. Sicherheitsmaßnahmen

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor versehentlichem Verlust, unbefugter Nutzung, Veränderung, Zerstörung, Offenlegung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Personen, die diese Daten tatsächlich benötigen. Diejenigen, die Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, unterliegen den Regeln von Ardo für Informations- und IT-Sicherheit, Datenschutz sowie anderen internen Vorschriften und Richtlinien, die für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten.

Obwohl wir Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ergriffen haben, ist es wichtig, dass Sie verstehen, dass eine 100-prozentige Sicherheit nicht garantiert werden kann. Dementsprechend verfügen wir über Verfahren für den Umgang mit Vorfällen im Bereich der Datensicherheit und zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die für die Erkennung, Verarbeitung und Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten gelten.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben die folgenden Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten: 

1. Recht auf Information

Sie haben das Recht, klare, transparente und leicht verständliche Informationen darüber zu erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und welche Rechte Sie haben. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen die Informationen in dieser Mitteilung zur Verfügung. 

2. Recht auf Zugang

Sie haben das Recht, auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die wir über Sie aufbewahren – denn wir möchten, dass Sie wissen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie haben, und dass Sie überprüfen können, ob wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen und -vorschriften verarbeiten.

3. Recht auf Berichtigung

Wenn Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind, haben Sie das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

4. Recht auf Löschung 

Dieses Recht wird auch als „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet und ermöglicht Ihnen, vereinfacht ausgedrückt, die Löschung oder Entfernung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn es keinen zwingenden Grund mehr gibt, diese aufzubewahren. Es handelt sich hierbei nicht um ein absolutes Recht auf Löschung, sondern es gibt Ausnahmen.

5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die weitere Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu „blockieren“ oder zu unterdrücken. Wenn die Verarbeitung eingeschränkt wird, können wir Ihre personenbezogenen Daten weiterhin speichern, dürfen sie aber nicht weiterverwenden. Wir führen Listen von Personen, die um eine „Sperrung“ der weiteren Verwendung ihrer personenbezogenen Daten gebeten haben, um sicherzustellen, dass die Einschränkung in Zukunft beachtet wird.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen in einem strukturierten, allgemein gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und wiederzuverwenden. Darüber hinaus haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen das Recht, diese personenbezogenen Daten von uns direkt an einen Dritten übermitteln zu lassen.

7. Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen Widerspruch gegen bestimmte Arten der Verarbeitung einzulegen. Das betrifft insbesondere das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf der Grundlage unserer legitimen Interessen oder aus Gründen des öffentlichen Interesses, das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings (einschließlich Profiling), das Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder unter bestimmten Umständen zu statistischen Zwecken.

8. Recht auf Widerruf der Zustimmung

Wenn unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausdrücklich auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dies schließt Ihr Recht ein, Ihre Zustimmung zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von freiwilligen Mitarbeiterbefragungen zu widerrufen.

9. Recht auf Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungsfindung

Sie haben das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung von Daten einschließlich Profiling beruht, und die rechtliche Folgen für Sie haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen kann. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet statt, wenn ein elektronisches System personenbezogene Daten verwendet, um ohne menschliches Zutun eine Entscheidung zu treffen.  Es handelt sich nicht um ein generelles Widerspruchsrecht, sondern es gibt Ausnahmen.  So ist es uns beispielsweise gestattet, automatisierte Entscheidungen zu treffen, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist und angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Rechte getroffen wurden.

Sie können diese Rechte jederzeit ausüben, indem Sie uns eine E-Mail an dpo@ardo.com schicken.
 
Wir werden Ihre Anfrage mit besonderer Sorgfalt behandeln, um sicherzustellen, dass Ihre Rechte wirksam ausgeübt werden können. Wir können Sie um einen Identitätsnachweis bitten, um sicherzustellen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an jemand anderen als Sie selbst weitergeben.
 
Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass wir in bestimmten Fällen (z.B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen) nicht in der Lage sind, Ihren Antrag sofort wirksam werden zu lassen.

In jedem Fall werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Ihrer Anfrage über die getroffenen Maßnahmen informieren.
 
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

9. Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wir können diesen Hinweis von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum, an dem die letzte Änderung vorgenommen wurde, können Sie weiter unten in diesem Hinweis sehen. Wir empfehlen Ihnen, diesen Hinweis regelmäßig zu lesen, damit Sie über alle Änderungen informiert sind.

10. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie oder Bedenken bezüglich des Datenschutzes haben, Ihre Rechte ausüben möchten oder weitere Informationen über die von uns getroffenen Sicherheitsvorkehrungen zum angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Übermittlung ins außereuropäische Ausland erhalten möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter dpo@ardo.com.